Value Stream Mapping

1.      Pengertian Lean Manufacturing

A.     Konsep dasar  Lean

Lean dapat didefinisikan sebagai suatu upaya terus menerus untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan serta meningkatkan nilai tambah produk. Lean berfokus pada identifikasi dan eliminasi aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah dalam desain, produksi (untuk bidang manufaktur) atau operasi (untuk bidang jasa), dan supply chain management yang berkaitan langsung dengan pelanggan (APICS Dictionary, 2005) dalam (Hidayat & Sari, 2016). Pendekatan lean adalah metode sistematis untuk mengidentifikasi dan menghilangkan limbah atau kegiatan yang tidak menambah nilai (Non Value Added) melalui perbaikan terus-menerus. Hal ini dilakukan dengan mengalirkan produk, baik bahan baku, barang setengah jadi, maupun barang jadi, serta informasi menggunakan pull system dari konsumen internal dan eksternal untuk mengejar keunggulan (Suyanto & Noya, 2015).

To win the competition through improve customer satisfaction, manufacturing companies have to opt not only high skill human resources, latest technologies but also have reliable and modern manufacturing optimization strategy. Lean manufacturing principles have been widely used by manufacturing companies to achieve these objectives.( Erry & Herry, 2018 )

            Menurut Gapersz (2007), lean dapat didefinisikan sebagai suatu pendekatan sistemik dan sistematis untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan (waste) atau aktivitas- aktivitas yang tidak bernilai tambah (non value adding activities) melalui peningkatan terus-menerus secara radikal ( radical continuous improvement ) dengan cara mengalirkan produk (material, work-in-process, output) dan informasi menggunakan sistem tarik (pull system) dari pelanggan internal dan eksternal untuk mengejar keunggulan dan kesempurna. Tujuan lean adalah meningkatkan terus-menerus customer value melalui peningkatan terus-menerus rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value-to-waste ratio). Lean yang diterapkan pada keseluruhan perusahaan disebut sebagai lean enterprise, sedangkan lean yang diterapkan pada manufacturing disebut sebagai lean manufacturing.

Menurut king (2012) dalam bukunya yang berjudul Global Operations, Engineering Lean Manufacturing maupun lean enterprise mempunyai arti bahwa sebuah perusahaan berfokus terhadap apa yang diinginkan oleh customer, produk dibeli tidak cacat dan tepat pada waktu. Prinsip- prinsip tersebut dijelaskan sebagai berikut :

1.      Customer Value

Nilai yang harus ditambah dan diberikan, yang dilakukan adalah mencari atau menangkap Value                   yang diinginkan oleh Customer dari suatu produk atau jasa.

2.      Value Stream

Aliran dari material dan informasi, untuk mencari non-value added activities, terlebih dahulu harus               membuat aliran sebuah produk atau jasa dari saat awal hingga diterima oleh customer. Seorang                      customer tidak ingin membayar aktivitas maupun proses produksi dari manufaktur yang tidak                       memberikan value.

3.      Continous Flow

Tidak ada bottlenecks, rework, just flow. Bagaimana menciptakan aliran produk atau jasa yang                 didalamnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang bernilai tambah dan mengagantikan sistem batch dan               antrian dalam suatu aliran yang berkelanjutan.

4.      Pull process – everything should be pulled from the customer

Menciptakan mekanisme sistem tarik dengan cara membuat apa yang customer inginkan serta pada             saat mereka inginkan.

5.      Continous Improvement atau Perfection- strive towards it everyday

Hal ini akan dapat dilakukan dengan perbaikan secara terus- menerus.

B.  Pengertian Lean Manufacturing

Lean Manufacturing adalah filosofi yang dimulai di manufaktur Jepang, untuk menghilangkan semua limbah dari prosesnya sambil mengejar peningkatan kualitas dalam menghasilkan produk jadi. Inti dari penerapan sistem lean manufacturing adalah dimana sistem ini berfokus pada kegiatan mengidentifikasi dan menghilangkan segala bentuk pemborosan sehingga membentuk sebuah sistem manufaktur yang ramping dan efisien (Satao, et al., 2012).

C.     Jenis – jenis Pemborosan dalam Lean Manufacturing

Pada dasarnya dikenal dua kategori utama pemborosan, yaitu Type One Waste dan Type Two Waste. Type One Waste adalah aktivitas kerja yang tidak menciptakan nilai tambah dalam proses transformasi input menjadi output sepanjang Value Stream, namun aktivitas itu pada saat sekarang tidak dapat dihindarkan karena berbagai alasan. misalnya, aktivitas inspeksi dan penyortiran dari pesrpektif lean merupakan aktivitas tidak bernilai tambah sehingga termasuk kedalam golongan waste, namun pada saat sekarang kita masih membutuhkan inspeksi dan penyortiran karena mesin dan peralatan yang digunakan sudah tua sehingga tingkat keandalannya berkurang. Demikian pula, pengawasan terhadap orang, misalnya aktivitas tidak bernilai tambah berdasarkan perspektif lean, namun pada saat sekarang kita masih harus melakukannya, karena orang tersebut baru saja direkrut oleh perusahaan, sehingga belum berpengalaman. dalam konteks ini, aktivitas inspeksi, penyortiran, dan pengawasan dikategorikan sebagai Type One Waste. dalam jangka panjang Type One Waste harus dapat dihilangkan atau dikurangi, yang termasuk kedalam aktivitas tidak bernilai tambah.

Type Two Waste merupakan aktivitas yang tidak menciptakan nilai tambah dan dapat dihilangkan dengan segera. misalnya, menghilangkan produk cacat ( defect) atau melakukan kesalahan ( error ) yang harus dapat dihilangkan dengan segera. Type Two Waste ini sering disebut sebagai Waste saja, karena benar-benar merupakan pemborosan yang harus dapat diidentifikasi dan dihilangkan dengan segera ( Gaspersz,V, 2007)

konsep value added activity, incidental ( non value added ) activity atau type one waste, dan type two waste ( waste ) ditunjukkan Dalam gambar Gambar 2.1

Gambar 2.1 Un- Lean ( traditional) work Activity yang tipikal

Sumber: Gapersz (2007)

Dari bagan 1.2 tampak bahwa Un- lean ( traditional ) enterprise memiliki the value –to-waste ratio yang dihitung berdasarkan formula : (value added work activity)/ (type one waste + type two waste) masih berada di bawah 30%. secara umum kita mengenal “seven plus one “ types of waste seperti ditunjukkan dalam tabel 2.1

Tabel 2.1 “ seven plus one “ types of waste

Type	Waste	Akar penyebab ( root causes )
1.	Overproduction: memproduksi lebih dari pada kebutuhan pelanggan internal dan ekternal, atau memproduksi lebih cepat atau lebih awal dari pada waktu kebutuhan pelanggan internal dan eksternal.	Kejadian komunikasi, sistem balas jasa yang dan penghargaan yang tidak tepat, hanya berfokus pada kesibukan kerja, bukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan internal dan eksternal.
2.	Delays ( waiting time ): keterlambatan yang tampak melalui orang-orang yang sedang menunggu mesin, peralatan, bahan baku, supplies, perawatan/ pemeliharaan ( maintenance ) atau mesin-mesin yang sedang menunggu perawatan, orang-orang, bahan baku, peralatan, dll.	Inkonsistensi metode kerja,waktu penggantian produk yang panjang ( long changeover times), dll.
3.	Transportation : memindahkan material atau orang dalam jarak yang sangat jauh dari datu proses ke proses berikut, yang dapat mengakibatkan waktu penanganan material bertambah.	Tata letak yang jelek (poor layout) ketiadaan koordinasi dalam proses, poor housekeeping, organisasi tempat kerja yang jelek ( poor workplace organization), lokasi penyimpanan material yang banyak dan saling berjauhan ( multiple and long distance storage locations)
4.	Processes : mencakup proses-proses tambahan atau aktivitas Processes kerja yang tidak perlu atau tidak efisien.	Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yang jelek (poor tooling maintenance ), gagal mengombinasi operasi-operasi kerja, proses kerja dibuat serial padahal proses-proses itu tidak saling tergantung satu sama lain, yang seyogianya dapat dibuat parallel.
5.	Inventories : pada dasarnya inventories menyembunyikan masalah dan menimbulkan aktivitas penanganan tambahan yang seharusnya tidak diperlukan. inventories juga mengakibatkan extra paperwork, extra space, dan extra cost.	Peralatan yang tidak andal ( unreliable equipment), aliran kerja yang tidak seimbang ( unbalanced flow), pemasok yang tidak kapabel (incapable suppliers), peramalan kebutuhan yang tidak overakurat (inaccurate forecasting), ukuran batch yang besar ( large bath sizes), long changeover times.
6.	Motions: setiap pergerakan dari orang atau mesin yang tidak menambah nilai kepada barang dan jasa yang akan diserahkan kepada pelanggan, tetapi hanya menambah biaya dan waktu saja.	Organisasi tempat kerja yang jelek ( poor workplace organization), tata letak yang jelek ( poor layout), metode kerja yang tidak konsisten (inconsistent work methods), poor machine design.
7.	Defective products: scrap, rework, customer returns, customer dissatisfaction.	Incapable processes, insufficient training, ketiadaadan prosedur-prosedur operasi standar.
8.	Defective Design : desain yang tidak memenuhi kebutuhan pelanggan, penambahan features yang tidak perlu.	Lock of customer input in design, over-design.

Sumber: Gapersz (2007) 

C.     Definisi Non Value Added

     Non value added adalah aktivitas yang tidak menjadi nilai tambah, dimana pelanggan tidak menbayarnya, baik aktivitas itu diwujudkan dalam bentuk barang maupun pelayanan. Aktivitas non value added ini dikategorikan menjadi 3 yaitu :

1.      Muda ( waste )

adalah aktivitas yang mengkonsumsi segala jenis sumber yang ada tetapi tidak memberi nilai tambah bagi konsumen. muda dibagi menjadi 2 tipe, yaitu :

a.       Tipe 1

Muda yang meliputi altivitas yang tidak diinginkan tetapi untuk suatu alasan tertentu, diperlukan dalam organisasi. aktivitas ini tidak dapat dihilangkan, tetapi dapat dijadikan lebih efektif.

b.      Tipe 2

Muda ini adlah aktivitas non value added yang tidak diperlukan bagi perusahaan. aktivitas ini adalah waste yang dapat dihilangkan.

2.      Mura ( unevenness )

Adalah waste yang disebabkan karena adanya dalam kualitas, biaya, dan pengiriman ketika aktivitasnya tidak berjalan dengan baik dan konsisten. Mura meliputi segala sumber daya yang menjadi waste ketika kualitas tidak dapat diprediksi, seperti : biaya uji coba, inspeksi, reworks, overtime dan pengiriman tidak terjadwal.

3.      Muri ( overloading ) adalah pembebanan yang tidak perlu dan tidak masuk akal terhadap tenaga kerja, peralatan, mesin atau sistem yang melebihi kapasitasnya. pendekatannya adalah faktor ergonomis dengan mengevaluasi pembebanan yang tidak diinginkan.

LM is an organization effort to improve production efficiency and typically carried out by almost all the companies o prevent budget waste production. The use of the concept of LM is expected to reduce production costs while still maintaining the quality of the goods. LM becoming a very important part for the company in development of LM regard as systemic and systemic approach that works for idetification to eliminate all waste as well as all the activities that are not useful. LM approach is meant to transform non-value added activity into value added activity. .( Erry & Herry, 2018 )

1.      Konsep Value Stream Mapping

            Value Stream Mapping adalah suatu alat yang ideal sebagai langkah awal dalam melakukan proses perubahan untuk mendapatkan kondisi lean manufacturing atau lean enterprise ( Goriwondo et al, 2011 ). value stream didefinisikan sebagai aktivitas khusus didalam suatu supply chain yang diperlukan untuk perancangan, pemesanan dan penetapan suatu spesifik produk atau value ( Hines and Taylor, 2000 ).

Value Stream Mapping (VSM) adalah tools untuk mengidentifikasi aktivitas yang value added dan non-value added pada industri manufaktur, sehingga mempermudah untuk mencari akar permasalahan pada proses (McWilliams and Tetteh,2008), Tool ini mampu menunjukkan error dalam suatu gambaran pada current state system dan digunakan untuk membuat kondisi yang ideal pada future state system. Value stream mapping juga merupakan suatu mapping tool yang digunakan untuk menggambarkan jaringan supply chain.

            VSM memetakan tidak hanya aliran material tetapi juga aliran informasi yang menandakan dan mengontrol aliran material. jalur aliran material dari suatu produk ditelusuri balik dari operasi akhir dan perjalanannya ke lokasi penyimpanan raw material. aliran ini menggambarkan representasi fasilitas proses dari implementasi lean dengan cara membantu mengidentifikasi tahapan-tahapan value-added pada suatu value stream, dan mengeliminasi tahapan-tahapan non-value added atau waste.

Value Stream Mapping terdiri dari 2 tipe ( Tilak ) yaitu :

1.      Current State Map, merupakan konfigurasi value stream produk saat ini, menggunakan ikon dan terminologi spesifik untuk mengidentifikasi waste dan area untuk perbaikan atau peningkatan ( Improvement ).

Gambar 2.2 hasil pemetaan proses poduksi Current State Mapping

                     Sumber: Gapersz (2007)

1.      Future State Map, merupakan cetak biru untuk transformasi lean yang diinginkan di masa yang akan datang.

Gambar 2.3 hasil pemetaan proses poduksi FutureState Mapping

                     Sumber: Gapersz (2007)

Kedua tipe diatas merupakan semua informasi penting terkait value stream produk sepeti cycle time, level inventory, dan lain-lain yang akan membantu untuk membuat perbaikan yang nyata. Indeks pengukuran atau indikator performance dari VSM adalah kualitas, biaya dan lead time ( Wee, H.M and Simon Wu,2009), secara detail diantaranya yaitu :

1.      FTT ( First Time Through )

Persentase unit yang diproses sempurna dan sesuai dengan standard kualitas pada saat pertama proses ( tanpa scrap, rerun, retest, repair, atau      returned ).

2.      BTS ( Build To Schedule )

Pembuatan penjadwalan untuk melihat eksekusi rencana pembuatan poduk yang tepat pada waktu               dan urutan yang benar.

3.      DTD ( Dock To Dock Time )

Waktu antara unloading raw material dan selesainya produk jadi untuk siap dikirim.

4.      OEE ( Overall Equipment Effectiveness )

Mengukur ketersediaan, efisiensi dan kualitas dari suatu peralatan dan juga sebagai batasan                           utilisasikapasitas dari suatu operasi.

5.      Value Rate ( Ratio )

Persentase dari seluruh kegiatan yang value added.

6.      Indikator lainnya :

§  A/T : Available Time = Total waktu kerja – waktu istirahat

§  T/T : Takt Time = Available Time / Volume produksi

§  C/T : Cycle Time = ( Available Time – Rataan Downtime – Defect Time)/Volume produksi

§  W/T : Working Time = waktu kerja dari setiap operator.

§  VA : waktu yang value added

§  NVA : waktu yang non-value added ( termasuk waste )

1.      Big Picture Mapping

Big Picture Mapping merupakan sebuah tool yang digunakan untuk menggambarkan asisten secara keseluruhan dan value stream yang ada didalamnya. dari tool ini, informasi tentang aliran informasi dan fisik dalam sistem dapat diperoleh. selain itu penggunaan tool ini juga dapat digunakan mengidentifikasi dimana terdapat pemborosan, serta mengetahui keterkaitan antara aliran informasi dan aliran material ( Hines and Taylor, 2000). peta ini dibuat untuk suatu produk atau pelanggan tertentu yang sudah diidentifikasikan sebelumnya. pada gambar ini diberikan simbol-simbol visual standar yang digunakan dalam Big Picture Mapping.

Tabel 2.2 Simbol – symbol dalam Value Stream Mapping

1.      Kaizen

Kaizen merupakan istilah bahasa Jepang terhadap konsep continous incremental improvement. Kai berarti perubahan dan Zen berarti baik, Kaizen berarti penyempurnaan. Sehingga dapat diartikan kaizen merupakan penyempurnaan yang berkesinambungan serta melibatkan semua orang. Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup kita baik cara kerja, upan sosial, maupun kehidupan rumah tangga perlu disempurnakan setiap saat (Ekoanindiyo, 2013). Dalam Bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan yang berkesinambungan. (continuous improvement). Istilah tersebut mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang, baik manajer dan karyawan, dan melibatkan biaya yang minimal (Paramita, 2012).

Kaizen dapat diterapkan menggunakan seven tools pada bagian proses produksi dan analisis penerapan 5S, analisis pemborosan (Muda), serta standarisasi yang dapat diterapkan perusahaan di lantai produksi. (Lubis, et al., 2013). Pada penerapannya dalam perusahaan, Kaizen mencakup pengertian perbaikan yang berkesinambungan dan melibatkan seluruh pekerjanya, baik manajemen tingkat atas sampai operator tingkat bawah (Hitoshi Takeda, 2006:82). Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu (Paramita, 2012) :

1.      Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan. Sistem kaizen menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan system produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.

2.      Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size). Selain produksi yang tepat waktu, produksi juga dilakukan dalam jumlah yang kecil sesuai dengan permintaan konsumen sehingga akan menghemat biaya dan sumber daya. Produksi jumlah kecil juga dapat menghilangkan persedian barang yang merupakan waste dengan menggunakan pola produksi campur merata, yaitu memproduksi bermacam-macam produk dalam satu lini produksi (heijunka).

3.      Menghilangkan pemborosan. Untuk menghindari pemborosan pada persediaan akibat pembelian, penjadwalan dilakukan dengan menggunakan system kartu kanban yang mendukung sistem produksi tarik. Sistem kanban akan memudahkan manajemen dalam mengatur penjadwalan dari awal sehingga akan mengurangi jumlah barang yang datang, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainya persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.

4.      Memperbaiki aliran produksi. Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin (5S) di tempat kerja yaitu :

a.       Seiri (Ringkas) Seiri adalah memisahkan benda yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan (ringkas), sehingga memudahkan untuk menemukan barang yang dicari.

b.       Seiton (Rapi) Kata Jepang seiton (整頓) secara harfiah berarti menyusun benda dengan cara yang menarik (rapi). Menyusun barang dengan rapi dan mempermudah untuk mengenali benda yang ingin digunakan. Hal ini berarti mengatur barang-barang sehingga setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Seiton memungkinkan pekerja dengan mudah mengenali dan mengambil kembali perkakas dan bahan, dan dengan mudah mengembalikannya ke lokasi di dekat tempat penggunaan. Pelat penunjuk digunakan untuk memudahkan penempatan dan pengambilan kembali bahan yang diperlukan.

c.       Seiso (Resik) Selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan kebersihan (resik). Selain menjaga kebersihan, seiso meliputi pula analisis sebab timbulnya gejala kotor. Dengan lingkungan kerja yang bersih, maka pekerja akan merasa nyaman dalam melakukan pekerjaannya

d.      Seiketsu (Rawat) Seiketsu merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya. Pada prinsipnya, Seiketsu berarti mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara.

e.       Shitsuke (Rajin) Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan.

5.      Menyempurnakan kualitas produk. Menjaga kualitas produk dapat dilakukan dengan melihat prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pandangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengan tegas, memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengadakan pengendalian mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan, tercapainya inspeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercapai komitmen terhadap pengedalian mutu jangka panjang. Inti dari kegiatan ini adalah menghindari produk yang kurang berkualitas sampai di tangan konsumen.

6.       Orang-orang yang tanggap. Dalam penerapan sistem kaizen tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi lintas disiplin sehingga seluruh karyawan dituntut untuk menguasai seluruh bidang dalam perusahan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya. Kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan. Kemudian seluruh karyawan terfokus pada tanggungjawab perbaikan untuk tercapainya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan di kemudian hari.

7.      Menghilangkan ketidakpastian. Misalnya seperti leadtime bahan baku, agar tidak terjadi keterlambatan usahakan supplier yang lokasinya berdekatan. Dalam proses produksi, Menghilangkan ketidakpastian dapat dilakukan dengan cara menerapkan system produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka).

8.      Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang. Melakukan pemeliharaan supplier bahan baku dengan kontrak jangka panjang, memperbaiki SOP produksi, fleksibilitas dlm mengadakan pesanan barang, mengadakan perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan.

DAFTAR PUSTAKA

Adesta, E.Y.T & Prabowo, H.A. 2018. The Evaluation of Lean Manufacturing Implementation and Their Impact to Manufacturing Performance. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering.

Gaspersz, V. 2007. Lean Sixsigma for Manufacturing and Service Industri. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

King, A. (2012). Value Stream Mapping in the Back Office, How to Apply Lean in the Backoffice Administratif, Finance, Engineering, Sales, Customer Support.

Satao, S. M. et al., 2012. Enhancing waste reduction through lean manufacturing tools and techniques, a methodical. International Journal of Research in Management & Technology (IJRMT), Volume 2, No. 2, hal. 253-257.

Suyanto, D. A. & Noya, S., 2015. Waste Elimination Using Value Stream Mapping And Valsat. Jurnal Ilmiah Teknik Industri , Vol.3, No. 2 , hal 1 – 8.